Google時代一定要會的整理術  

  他不是一本教你如何整理家裡與房間的書,是教你如何在資訊爆炸時代如何整理你的記憶與資訊並快速做出決的書籍!人腦不擅長做決定,有太多時候,我們之所以做出抉擇,單純只是出於害怕失去某樣東西,而不是渴望得到他,然而,你一定沒懷疑過,其實,你的大腦正在跟你作對!

 

混亂的世界

  試回想一下,當每天一早從你的鬧鐘開始叫醒你的食指後,你的身體也開始忙碌起來,這時你像隻脫韁的野馬開始狂奔,在把外套、公事包與筆電甩進你的車門後,把孩子打點好,幫孩子穿好衣服、帶好課本和送到他到校門口,這樣後你才能趕在八九點前進到公司,而進到公司後,又馬不停蹄地開啟你的郵件,在你的三明治與咖啡還沒到達你的胃之前,已經開始準備開會的資料,這時你手邊的電話開始響起,在你的肩膀和臉龐夾著話筒回答電話那端問題的同時,你的雙手不停的敲打鍵盤,一一回覆快要爆炸的email,在午餐時間到的時刻,你卻一件應該處理的事情也沒做完。這樣的運動,每天早上在全球各地準時上演。

 

  本書約略分成三部分

  第一部,重點放在自身上:如何思考、如何感受、對你的影響、你有那些限制、如何擺脫等。

  第二部,作者分享他的整理技巧和訣竅

  第三部,如何面對新的挑戰

 

 

 

  第一部 先認識自己

  看到這裡時,先讓你的眼睛離開這個螢幕....

  好!回到螢幕上,就算四周乏善可陳,你還是能看到一些東西,剛透過你那像蒟蒻果凍感般的水晶體掃描你的四周,你的視網膜做了一點加工,在你看到的物體後,視網膜將這些「訊息」傳達給皮質區,這時「訊息」旅行來到你的大腦,並且告訴你,這些物體是什麼 ,人腦非常不友善,跟外星人一樣,而人們的記憶非常糟糕,使得我們要做出合理的判斷,舉例來說,你認為你清楚記得某個事件,像是從報紙上看到的空難事件,你甚至會擔心亂流比開車還害怕,所以你可能選擇開車或坐船,但是實際上車禍的機率選高於空難。

 

  雞尾酒效應

  其實我們的大腦無時無刻都在擷取周遭的訊息,你是否曾經有過這樣的經驗,屋外突來的一聲巨響或是你不小心踢到桌腳的劇烈疼痛,而正在看這篇文章的你,注意力是否馬上轉移,其實,大腦是我們求生意志的一環,就某方面來看,人腦經過長期的演化只是為了不肉食動物吃掉,而不是用來記憶或是背誦,況且,你的腦容量遠比微波爐裡的火雞還小。我們的大腦一直處在警界的狀態下,你可能還有這樣的經驗,在一個喧鬧的場合(雞尾酒會之類),突然聽見有人叫你的聲音,但明明在你面前的那個人正在跟你說話,你卻連一句話也可能沒聽到,這就是所謂的雞尾酒效應(Cocltail party effect),是1953年所創的語彙,但跟宿醉一點關係也沒也(XD),我們大腦所注意到的東西,遠比我們想要觀察的還多,我們大腦的資訊擷取方式是什麼?

 

  大腦注意到某事件→進入短期記憶→判斷是否具意義→是否處理

 

  大腦能多工處理?我們注意力只能專注在某一件事上面,你可能會認為就在看這螢幕的同時,你可能正在「聽」電視或聊電話,但問題是我們的腦不適合我們這麼做,我們這麼做等於妨礙大腦的自主,許多短期記憶一段無法進到你的腦內,你剛剛的多工等於白費,或許你可以一邊翻雜誌一邊喝咖啡,而不影響作業,但那僅限於機械式的行為。短期記憶如何變成長期記憶,那就必須要靠編碼(ENCODING),你或許可以回想一下,在你大一時,在某個迎新舞會上,某個男孩跳舞滑倒的樣子,然後你會開始「連想」起他當時穿什麼樣的衣服,然後,滑倒時踩了一窟的爛泥,然後爛泥濺到女伴的身上,甚至爛泥飄飛在半空中的泥味你都還記憶猶新。為什麼過了這麼久你還記得,為什麼昨天你吃了怎樣的早餐你就忘了,這是因為故事(編碼)的結果,故事才是關鍵,我們大腦習慣用故事來記住事情,而非事實本身

 

  還原現場

  認知科學家做了一個「生手/專家(Novice-expert shift)」轉變的研究,研究人員準備了一個棋盤,走了幾步棋便將棋局停住,並將棋盤用布蓋上,研究人員將一個生手帶入研究室,將布掀開後沒多久後又蓋上,研究人員要生手還原棋局,生手無法做到,換專家y做同樣的事情時,專家還原棋局比生手高超多了;研究人員又做了一個試驗,在棋盤上隨機擺了幾個旗子,又以同樣的方式分別將聲手語專家帶入實驗室,但,這是專家與生手就無法還原棋局,這是為什麼?因為前次棋局有「故事」可循,高手可以依照相關的脈絡還原現場。

 

  另外,大腦也面對一個難題:選擇!通常,我們面臨新的選擇而改變決定,只是我們的腦被搞到很煩,不知該如何決定,只好回到最初的決定。做決定的關鍵在於你必須了解你達成哪些目標,然後安排目標的順序

 

  知識不是力量,分享知識才是力量

  很久以前,知識的確是力量,在那個知識取得不易、知識滲透度低的年代;在那印刷術、學校與普遍文盲的年代,只有少數人擁有知識,知識當然是強大的力量。

  試想你在十七世紀,你決心成為一個工匠,當你師承某位大師時,從學徒做起,跟隨他辛苦幹活。大師不用付你工資,但教你學會十八般武藝,並供你吃住,他不用自己來,總是派你做苦工。因為只有他才擁有知識,只有學到知識,你才可以自食其力。知識讓他擁有力量,而你卻沒有。十年過去了,你的學徒見習其終於結束了,你終於擁有獨當一面的技術,你開始可以幫師父承接一些工作或者你開始考慮創業,再過幾年後,你的技藝開始精進,你也變成大師,你擁有知識了,你也開始收學徒了,過個幾十年後,你壽終正寢,而你的徒弟也變成大師,他再去教受他的徒弟,這樣的劇本在過去每個年代不斷上演。

  然後,在印刷術發明後,書籍、報紙、雜誌將知識的取得更加便利,知識不再是大師的專利,你可以很快且便利的擁有知識,甚至你GOOGLE一下就有了,甚至你也會參與知識的分享,如WIKI百科或奇摩知識+等。

 

  困難,大多是自己想像出來的

  我們一定在工作或生活上遇過許多限制,但,這些困難大多是自記想像出來的。往往我們在成就一件事情前,我們總是會考慮東考慮西的,然後莫名的失敗因子越累績越多,使得事情變得還沒出發前就已經失敗了,本書的作者引用他真實的例子,他的一位年過八十歲的女性友人,在一次聊天說到:「我年輕的時候曾夢想當歌劇的演唱家,後來老師告訴她,他唱得不好,所以我連嘗試都沒試過。」後來她的女性友人播放出他四十年前錄製的知名詠嘆調,歌聲渾厚美妙。老師的一席話,讓他錯失過這個機會,而作者罹患失讀症(dyslexia)是所謂的真實限制,在「硬體」不足的情況下,他還是克服困難一路進入了google。

 

  設定目標→放空→做出決定

  有了明確目標,你所做的每件事情才有意義,也才有脈絡可循。

  一開始設定喔個明確目標,這是非常基本的概論,但令人驚訝的是,許多人都未遵守。因為大多數的人一碰上事情就埋頭苦幹,沒空停下來檢視自己究竟在做什麼,又為什麼而做。

  當你面臨思緒混亂時,最好先抽離離現況,暫時關掉腦袋喋喋不休的聲音,透過向是冥想、瑜珈、散步或登山,轉移情緒壓力,在休息後,回到原本的思考位置上,重新思考,甚至參考其他人是否有其他解答。

  在你設定目標後,需確立哪些行動方案,哪些是你優先考量的?那些需要完成?那些在什麼時間需要完成?設定一個優先權重。計畫越大相對的,決定也就越多,如同之前所提,我們人腦不善於做出決策,因此:(1)找一個值得信賴的人幫你審視你的決定;(2)自己模擬選擇後的結果,試著看看會有怎樣的成效。

 

 

  第二部 全新整理術

  現代人多的是運用工具,特別是在這個雲端時代,隨便一個行動裝置都可以隨時隨地的整合資訊,因此,在多工具時代,必須建立自己的一套「系統」。

  GOOGL的網頁是透過一種名為網路爬蟲(crawler)的自動化代理程式,這隻程式會三不五時的瀏覽各網頁並擷取網頁,並且編輯成網頁索引目錄,一旦你輸入關鍵字後,他會快速分析索引目錄並且依照人氣排名,利用GOOGLE搜尋引擎:

 

  基礎搜尋

  1.目標搜尋:在你要搜尋的字眼上加上引號,如:"apple inc."

  2.條件搜尋:如果你的要求比較多一點的話,可以在搜尋的字眼上加上波浪號,波浪號前不能有空格:"apple inc."~iPhone

  3.精準搜尋:縮小範圍的搜尋,記住OR必須大寫:"apple inc."iPhone OR smart phone OR touch phome

  4.過濾搜尋:opera你想要找歌劇或是瀏覽器?這時你就可以利用減號:"opera"-brower

  5.特殊條件搜尋:比如你想買智慧型手機,你的預算有限,可以透過刪節號(...):"smart phone"$5000...$9000

 

  進階搜尋

  1.針對特定網頁搜尋:如想在紐約時報搜尋巴黎飯店:"paris hotels"site:nytimes.com

  2.針對特定格式搜尋:"personal bugdet" filetype:xls 其他的檔案類型也可以以此類推

  3.計算機:直接在搜尋框上面就可以進行+-×÷的運算甚至開根號(sqrt)或次方(^)都可以

  4.匯率:歐元換美元:euros in USD

  5.度量衡:英制公制的換算:1 mile in km

  6.時差:Taiwan time

  7.氣溫:Nippon weather

 

  跨平台搜尋

  你以為GOOGLE只能在網路上搜尋嗎? 其實你下載GOOGLE DSKTOP就能同樣的搜尋,這樣就不用再你的硬碟上建立一大堆的資料夾.

 

  留下你要的資訊

  記得在《史丹佛銀色子彈》裡面有句:當主管問你問題時,你回答說要回去GOOGLE一下才知道,那麼老闆還要你幹嘛!這時你很容易被取代。在生活中我們並不全能靠GOOGLE,因此,我們在資訊洪流中必須去過濾我們所需要的資訊,如同上面所說,我們必須建立自己的一套系統,但問題是,那些是我們要的資訊?

  同先前所談,在你的目標之內,那才是你要的資訊,不符合的自動把它忽略,接下來的重要資訊,你就必須選擇要用電子或紙本的方式把它紀錄,甚至是進入你的「長期記憶」。

  舉例來說,你在網路上看到一則億光LED市占率提升的資訊,你可以把它mail給自己,這樣你的mail就變成你的資料庫,甚至你可能下周就要到億光面試,這時你就可以把你的mail上面的相關數據先進行「編碼」再變成你的「長期記憶」,並用於此次的面試,讓面試主管知道你是有備而來。

  過濾,因此變得重要,作者提供他的方式,首先她會準備四種顏色的螢光筆,閱讀時會將關鍵文字標記。

  黃色:新名詞的定義與原理

  粉紅色:數學公式或衍生公式

  藍色:看不懂的,回來再閱讀

  綠色:例題解答過程

  用顏色把他們區分後,再進行組裝,這就跟用一千公尺長的木條要蓋一間房子與用樂高積木蓋一間房子相比一樣,才能變得簡單許多。還不清楚這樣的分類架構嗎?以下圖解。

 

二分法  

 

  過濾還是有它的風險存在,比如,你無從判斷她日後是否會變成重要的資料,從你所擷取出來的文字也可能與原意有落差,這是無可避免的,但,相對你必須花費龐大的時間去仔細細分這些資訊時,這些風險可能顯得相對較小。

 

  管理工具 

  以現在社會來說,科技加速便利,但人們對於紙張的使用仍然無法割捨,舉例來說,或許人們還習慣一邊喝著咖啡一邊看報紙,或許人們會對於把資料存在網路上可能會被駭客入侵或變形行銷工具,但紙張也會面對到紙本遺失的問題。目前世界上沒有一種絕對好的管理工具,只有適合自己的管理工具,即使是作者,他在構思想法或釐清想法甚至開會的紀錄也會依賴紙本文件。

  說真的,對於重度使用gmail系列的我,實在不知道如何寫這段,因為平常就在用了。不過我還是把作者主要要表達的放在下面。

GOOGLE  

 

 

  第三部 整理生活

  如本文一開始所提,我們人每天要面對不同的情境,我們甚至在情境的轉換間還不自知,有時情境的出入會讓你離開混亂,等你回來後說不定有更好的想法,但過於頻繁的出入,也會造成思緒的混亂,因此,針對每一件事情,盡可能地去做任何註記,以便你在情緒轉換時可以順利接軌,在會議與會議之間也盡量安排同性質的會議,有注意情緒轉換過大所造成的異常,同時兩會議地點也盡量集中,避免浪費時間成本。

  你一天轉換情境幾次?你必須誠實回答,當你在製作投影片的過程中,是否你的畫面開始變成FACEBOOK或是拍賣網站,是你投影片做累了嗎?還是純粹無聊?或許你背後的問題比我們想像嚴重,無論是什麼因素,你必須找出原因,並且克服它。比如當你在忙碌時,如果你的手機常因為一些簡訊或是FB的訊息發出聲音,讓你想去看他,接下來你會開始盡如無止盡的回覆信息的迴圈,因此,建議你調整你的訊息聲音,把這些干擾給移除。或者在你參加會議時也可導入Scrum會議(wiki連結)模式,創造會議的最高效率。

 

  工作與生活的平衡

  工作與生活間要取得平衡,並不是要讓你的工作掌握你的生活,就如同長春藤爬滿整個牆面般!目前的現況,老闆要我們做得越多,但給的資源卻越來越少,景氣熱時,為了搶得商機,我們超時工作;景氣低迷時,為了要保住飯碗,我們也要超時工作,還要分擔遭資遣同事留下來的工作。加上科技的進步,email、skype、smartphone等,使得工作變得越來越無疆界,加上經濟全球化後,東西方的作息影響生活更大,「工作與生活間的平衡」是否意欲著:工作要少一點!?沒錯,但以現在的工作環境根本不可能,工作與生活間的平衡便的非常困難,因此,想要達到工作與生活間的平衡必須跳脫原本思考框架,首先我們必須要接受自己,也就是生活圍繞著工作轉的事實,更好的方式是,你必須放棄生活與工作強行分離的企圖,因為那樣做,只會讓你更累,更會讓你陷入焦躁與疲累!

  那麼如何將工作融入生活,且不讓生活品質受到影響?如:在你排隊買電影票時,你可以回覆email或是思考工作上的idea,這不但不會影響生活,還可以消磨時間。如果你是商務人士的話,你更可以在飛越太平洋的同時,將下載在你手機或筆電的資料一一整理,一下飛機後,將資料全都發出,這樣你就有更多的時間去陪伴你的家人。在第二部有談到,對於管理工具的使用,這時候(特別是搭飛機或式行動裝置電源不足時),紙張的使用變得很便利。

  壓力大時,我們永遠不無法做出最完善的決定,也無法冷靜的應戰,我們頂多只能將生活較不重要的事情減少到最低,盡可能把所有心智聚焦在一個重要的事情上,當壓力大時,犯錯在所難免,我們必須試著去接受並且修正他。

 

 

 

  Merrill × Martin的密技

  1.同時處理多項任務,通常只會讓你更沒效率。

  2.知識不是力量,分享知識才是力量。

  3.就算某一件事有一貫的做法,那也不表示最適當的。

  4.你要克服的是真實的限制,而非想像出來的限制。

  5.發動引擎前,清楚知道你要去哪,又要怎麼去。

  6.將大單位的資訊變成數個小單位。

  7.世界上沒有一套管理工具是十全十美的!

  8.將情境相似的工作安排在一起。

  9.在電子資料上做相關的註記。

  10.別妄想整合工作與生活。

 


  記憶的最佳方式:給他一個故事。或許還有更浪漫的說法,英國文學家赫克斯科:每個人的記憶都是自己的私人文學。

 

  後記:其實,這本書翻譯得還不錯,雖然我沒看過原文,但是能把原著所要表達且透過我們感興趣的字眼,使得這原本不容易懂得「腦內革命」變得很有趣。另外,這本書的文字上的描述方式也很適合學習寫作,不得不推薦此書。

 

 

 

 

[書名] Google時代一定要會的整理術

[作者] 梅瑞爾 (Douglas C. Merrill) × 馬丁(James A. Martin)

[譯者] 胡琦君

[出版社] 天下文化

[出版日期] 2010.11.26 (版一)

[ISBN] 978-986-216-636-39

[購買] 灰熊愛讀書(免運費) 博客來

[評鑑] ★★★★☆

[參考] 

 

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